OSGArchiv · Digitální archivace · OSG Plzeň

Dokument z archivu najdete za sekundy.
A při auditu víte přesně proč.

OSGArchiv převádí papírovou agendu do dohledatelného digitálního archivu se schvalovací stopou. Bez přehánění: cílem je rychlejší dohledání, jasné role a lepší připravenost na kontrolu.

✅ Lhůty a skartační plán pod kontrolou 🔒 Auditní stopa přístupů a schvalování 🔍 Full-text + OCR nad skeny 🏢 Trvalá licence, data u vás

Domluvit 30min audit zdarma → Ukázat reálný workflow

10+ let vývoj vlastního software v OSG Plzeň

on-premise data zůstávají u vás, bez cloudové závislosti

4–8 týdnů typická délka nasazení podle rozsahu

Po auditu dostanete konkrétní návrh postupu pro vaši firmu: dokumentové typy, archivační lhůty, role a kroky implementace. Bez závazku a bez obchodních triků.

První krok bez rizika

Co dostanete po prvním hovoru

1. Mapu dokumentového toku

Rychlý přehled, jak dnes dokumenty vznikají, schvalují se a kde se nejčastěji zdržují.

2. Návrh struktury a rolí

Návrh typů dokumentů, odpovědností a schvalovacích kroků pro vaše oddělení.

3. Orientační plán zavedení

Časový rámec, priority a jasné další kroky. Bez závazku a bez nadsazených slibů.

Kdy to naopak nedává smysl

Pokud chcete pouze levné úložiště souborů bez workflow, rolí a auditní stopy.

Pokud teď nemáte kapacitu věnovat 1 až 2 schůzky vstupnímu mapování procesů.

Zní vám tohle povědomě?

Jsou to nejčastější důvody, proč k nám firmy přicházejí.

📁

Šanony, boxy, sklep

Dokumenty leží fyzicky. Najít fakturu z roku 2019 trvá půl dne a nikdo neví, jestli je ve skladu vlevo nebo vpravo.

⚖️

Zákonné lhůty bez přehledu

Nevíte přesně, co musíte archivovat, jak dlouho a v jakém formátu. GDPR a archivační zákon najednou.

🔍

Audit přijde, panika nastoupí

Daňový úřad nebo interní audit požaduje doklady z minulých let. Hledáte fyzicky hodiny místo sekund.

🗑️

Nevíte, co smíte skartovat

Papíry se hromadí, protože nikdo neví, co je bezpečné zlikvidovat a kdy. Výsledek: archivní chaos roste každý rok.

Produkt OSGArchiv

Vlastní systém pro digitální archivaci — nasazujeme od roku 2026

OSGArchiv je náš vlastní produkt vyvíjený přímo v OSG Plzeň. Není to obecné DMS — je navržený konkrétně pro české zákonné požadavky na archivaci podnikových dokumentů.

Nasazujeme ho na trvalou licenci: platíte jednou, software je váš. Žádné měsíční poplatky za počet dokumentů, žádná závislost na cloudovém předplatném.

📂

Strukturovaná evidenceFaktury, smlouvy, mzdové dokumenty, korespondence — každý typ dokumentu má svou zákonnou lhůtu nastavenou automaticky.
🔍

Full-text vyhledáváníHledáte fakturu číslo, název dodavatele nebo libovolný text — výsledek za vteřinu. OCR zvládne i naskenované papírové dokumenty.
🔒

Přístupová práva a audit logKaždá akce je zaznamenána. Kdo dokument otevřel, kdo ho stáhl, kdo změnil. GDPR pod kontrolou.
🏢

On-premise nebo privátní cloudData zůstávají ve vaší infrastruktuře. Žádné sdílené cloudové úložiště, žádná závislost na třetí straně.

Co archivujeme

Zákonné lhůty v praxi

🧾

Účetní doklady a DPH

10 let. Faktury, pokladní doklady, účetní deník — OSGArchiv automaticky hlídá skartační lhůty a upozorní na dokumenty připravené ke skartaci.

📝

Smlouvy a obchodní korespondence

Délka platnosti + 10 let. Systém propojí smlouvu s jejími dodatky a notifikuje před vypršením archivační povinnosti.

👥

Personální dokumentace

Pracovní smlouvy, mzdové listy, výplatní pásky — archivace dle zákoníku práce s anonymizací při skartaci.

Dle podkladů OSGArchiv

Jak funguje digitální archivace krok za krokem

Níže je zjednodušený průběh podle interní prezentace: od doručení dokumentu po jeho schválení a předání do účetního systému.

Příjem dokumentu

Dokument přijde e-mailem nebo importem a systém ho okamžitě zaeviduje. Podporujeme běžné kancelářské i účetní formáty včetně evropského standardu XML EN 16931.

PDF DOCX XLSX JPEG PNG XML EN 16931

AI evidence a zpracování

OSGArchiv dokument vytěží, doplní metadata a připraví jej pro navazující schvalovací proces. Automatické odsouhlasování klíčových informací.

Přehled dokumentů v OSGArchivu — Přehled zaevidovaných dokumentů a jejich stavů.

Přiřazení oprávnění a schvalovatelů

Operátor – Administrátor přiřadí odpovědné osoby, oddělení a obor archivace. Tím se nastaví, kdo dokument vidí a kdo schvaluje další kroky.

Definice uživatelských oprávnění — Uživatelé a role

Definice rozsahu oprávnění — Obor archivace

Schvalovací workflow

Schvalovatelé doplňují střediska, projekty a poznámky. Každý krok je auditovaný a svázaný s konkrétní osobou. Auditorský záznam vždy dostupný.

Schvalovací krok dokumentu — Detail schvalovacího kroku včetně doplnění údajů.

Finální schválení a export

Po finálním hromadném schválení vedením se dokument automaticky uvolní a odešle do účetního systému. Bez ručních zásahů, bez chyb.

Hromadné schválení dokumentů — Finální schválení a automatické předání do navazujícího systému.

Náhled z klienta a účetnictví

Z účetního systému lze dokument kdykoliv otevřít včetně identifikace schvalovatelů a časových razítek. Úplná viditelnost a dohledatelnost na pár kliknutí.

BI přehled Archivu — BI přehled a statistika Archivu.

Klient OSGArchiv - detail stavu — Detail stavu a historie dokumentu.

Rychlý odhad přínosu

Co vás stojí ruční hledání dokumentů?

Zadejte dvě čísla — uvidíte rozdíl mezi dnešním stavem a OSGArchivem.

Počet dohledání za měsíc

Průměr minut na dohledání

Dnes

64 h měsíčně hledáte

→

S OSGArchivem

< 1 h doklad nalezen za milisekundy

Ušetříte přibližně 64 h měsíčně — to je 8 pracovních dní

Odhad vychází z vašich čísel. Reálné hodnoty upřesníme po bezplatném auditu dokumentového toku.

Metodika nasazení

Od papírového chaosu k digitálnímu archivu

Nasazení OSGArchivu je rychlé — typicky 4–8 týdnů. Začínáme analýzou toho, co skutečně archivujete.

Bezplatně · 1 den

Audit dokumentového toku

Zmapujeme typy dokumentů, zákonné lhůty, stávající uložení a počet uživatelů. Výstup: přehled toho, co a jak dlouho musíte archivovat, a doporučení pro strukturu digitálního archivu.

1–2 týdny

Konfigurace a nastavení

Nainstalujeme OSGArchiv, nakonfigurujeme kategorie dokumentů, přístupová práva, zákonné lhůty a workflow schvalování. Systém přizpůsobíme vašim interním procesům.

2–6 týdnů dle objemu

Digitalizace a migrace historických dokumentů

Skenování fyzických dokumentů, OCR zpracování, indexování a zařazení do struktury archivu. Můžeme začít historií nebo od aktuálního data — volba je vaše.

1 den · pak průběžně

Školení a spuštění

Zaškolíme klíčové uživatele (zpravidla půlden stačí). Od prvního dne máte přístup k podpoře — voláte lidem, kteří váš archiv konfigurovali.

Časté otázky

Co nás klienti nejčastěji ptají

Jsou data v bezpečí? Kde jsou uložena? ▾

OSGArchiv provozujeme on-premise — software běží na vaší infrastruktuře nebo v privátním cloudu, který spravujeme. Data neopouštějí vaše prostředí. Přístupy jsou logované, každý pohyb s dokumentem je auditovatelný.

Zvládne systém naskenované papírové dokumenty? ▾

Ano. OSGArchiv obsahuje OCR engine, který zpracuje naskenované PDF a z papírových dokumentů vytvoří prohledávatelný text. Vyhledáte tedy i obsah dokumentů, které existovaly pouze v papírové podobě.

Jak je to s aktualizacemi při změnách legislativy? ▾

Změny v archivačních lhůtách a zákonných požadavcích aktualizujeme v rámci servisní smlouvy. Nemusíte sledovat legislativu sami — informujeme vás o každé relevantní změně a systém upravíme.

Kolik uživatelů systém zvládne? ▾

OSGArchiv je licencován na počet uživatelů (ne na objem dokumentů). Pracujeme s instalacemi od 5 do 200 uživatelů. Každý uživatel má definovaná práva — kdo může číst, kdo přidávat, kdo schvalovat nebo mazat.

Lze OSGArchiv propojit s naším ERP nebo účetním systémem? ▾

Ano. OSGArchiv má API pro integraci s externími systémy. Faktury z vašeho ERP nebo účetního softwaru mohou být automaticky přeneseny do archivu bez ručního kopírování. Konkrétní integraci řešíme individuálně při auditu.